In breve: Un’email con il tuo dominio (come info@tuodominio.it) si crea in tre modi: con la casella inclusa nell’hosting, con Google Workspace o con Microsoft 365. In tutti i casi servono il dominio e alcuni record DNS: MX per ricevere, SPF, DKIM e DMARC per dimostrare che i messaggi partono davvero da te e non finire nello spam.
Mi capita ancora di vedere biglietti da visita, preventivi e furgoni con un indirizzo come “nomeattivita.2015@gmail.com”. Funziona, ma non fa una bella impressione e lega la tua posta a un account personale.
In questa guida ti spiego perché conviene usare un indirizzo con il tuo dominio, quali sono le strade possibili e cosa significano le sigle che ti chiederanno di impostare. Senza tecnicismi inutili.
Perché conviene un’email con il tuo dominio
- Fiducia: info@tuodominio.it dice subito chi sei; un indirizzo gratuito generico sembra meno professionale e assomiglia a quelli usati dai truffatori.
- Marchio: ogni email che mandi ripete il nome della tua attività.
- Controllo: gli indirizzi sono della tua attività, non di una persona. Se un collaboratore se ne va, la casella resta a te.
- Libertà: se cambi fornitore della posta, l’indirizzo resta lo stesso; cambiano solo le impostazioni del dominio.
- Ordine: puoi avere indirizzi diversi per funzioni diverse (info@, preventivi@, amministrazione@) senza creare tanti account.
Le tre strade per crearla
Il punto di partenza è sempre lo stesso: devi avere un dominio. Se non ce l’hai ancora, trovi i consigli per sceglierlo nella guida sulla scelta del dominio e dell’hosting. Poi scegli dove “vive” la posta:
| Casella dell’hosting | Google Workspace | Microsoft 365 | |
|---|---|---|---|
| Per chi | Piccole attività con poche caselle | Chi usa già Gmail e i servizi Google | Chi lavora con Outlook, Word ed Excel |
| Dove leggi la posta | Webmail o un programma di posta | Interfaccia di Gmail, app e programmi | Outlook, app e programmi |
| Cosa c’è in più | Di solito solo la posta | Calendario, Drive, videochiamate | Calendario, OneDrive, Teams, Office |
| Costo | Spesso incluso nel piano di hosting | Abbonamento per utente | Abbonamento per utente |
Non c’è una scelta giusta per tutti. Per un’attività che deve solo ricevere richieste e rispondere ai clienti la casella dell’hosting è spesso sufficiente. Se lavorate in più persone e condividete documenti e calendari, Google Workspace o Microsoft 365 sono più comodi. I prezzi degli abbonamenti cambiano spesso: controllali sui siti ufficiali al momento della scelta.
Come si attiva, passo per passo
- Scegli il servizio di posta tra quelli sopra.
- Crea le caselle nel pannello del servizio (per esempio info@ e il tuo nome@).
- Imposta i record MX del dominio: dicono al resto di Internet a quale server consegnare la posta per il tuo dominio. Ogni servizio indica i valori da inserire.
- Imposta SPF, DKIM e DMARC (li spiego sotto).
- Collega la casella al telefono e al computer, e fai una prova di invio e ricezione verso un indirizzo esterno.
Attenzione al passaggio dei record MX se hai già una casella attiva: spostandoli, la posta comincia ad arrivare al nuovo servizio, quindi va pianificato bene per non perdere messaggi.
SPF, DKIM e DMARC spiegati semplice
Sono tre impostazioni del dominio che servono a una cosa sola: dimostrare che le email che dicono di venire da te vengono davvero da te. Senza, i tuoi messaggi rischiano di finire nello spam, e chiunque potrebbe mandare email false a tuo nome con meno ostacoli.
SPF: chi può spedire
È l’elenco dei server autorizzati a spedire email per il tuo dominio. Deve comprendere tutti quelli che usi: il servizio di posta, ma anche, per esempio, il programma con cui mandi la newsletter o il sito che spedisce le conferme dei moduli.
DKIM: la firma
È una firma digitale aggiunta a ogni messaggio. Chi lo riceve controlla la firma con una chiave pubblicata nel tuo dominio e capisce che il messaggio non è stato modificato lungo la strada.
DMARC: cosa fare con le email false
Dice ai provider cosa fare con i messaggi che usano il tuo dominio ma non superano i controlli: lasciarli passare, metterli nello spam o rifiutarli. Può anche farti arrivare dei report su chi sta usando il tuo dominio.
Non sono più facoltativi. Dal 1° febbraio 2024 Gmail chiede a tutti i mittenti di avere almeno SPF o DKIM, e a chi spedisce più di 5.000 messaggi al giorno anche DMARC (fonte: linee guida di Google per i mittenti). Requisiti simili li ha introdotti Microsoft per Outlook.com da maggio 2025 (fonte: Microsoft). Anche se mandi poche email, impostarli tutti e tre è la cosa giusta: aiuta la consegna dei preventivi e delle risposte ai clienti.
Gli errori più comuni
- Dimenticare un mittente nell’SPF, per esempio il servizio della newsletter: quelle email finiscono nello spam.
- Due record SPF per lo stesso dominio invece di uno solo: il controllo fallisce.
- Spostare i record MX senza preavviso e perdere i messaggi di qualche giorno.
- Caselle intestate a una persona per funzioni aziendali, senza che nessun altro abbia l’accesso.
- Inoltrare tutto a Gmail senza configurarlo bene: l’inoltro può rompere i controlli e far finire i messaggi nello spam.
Se mandi anche newsletter o email ai clienti del tuo negozio online, la consegna diventa ancora più importante: ne parlo nella guida all’email marketing per e-commerce.
Come funziona nei siti che realizzo
Nei pacchetti dei miei siti il primo anno di dominio e hosting è incluso, insieme alle caselle email previste dal pacchetto: le creo io, imposto i record e ti spiego come collegarle al telefono. Trovi i dettagli nelle pagine sui siti web economici e sulla realizzazione di siti web professionali. Se invece hai già un sito e la posta finisce nello spam, posso controllare la configurazione con l’assistenza siti web.
Domande frequenti sull’email con dominio
Posso avere un’email con il mio dominio senza un sito?
Sì. Basta il dominio: la posta e il sito sono servizi separati, collegati allo stesso nome. Puoi attivare prima la posta e fare il sito più avanti.
Posso leggere la posta del mio dominio dall’app di Gmail?
Sì: le caselle dell’hosting si possono collegare alle app di posta più diffuse, Gmail compresa. Con Google Workspace la usi direttamente nell’interfaccia di Gmail.
Se cambio hosting perdo le email?
L’indirizzo resta tuo perché è legato al dominio. I messaggi vecchi vanno spostati sul nuovo servizio prima del cambio: con un po’ di pianificazione non si perde nulla.
Cosa sono i record MX?
Sono le impostazioni del dominio che indicano a quale server consegnare le email destinate al tuo indirizzo. Senza record MX corretti la posta non arriva.
Perché le mie email finiscono nello spam?
Le cause più comuni sono SPF, DKIM o DMARC mancanti o sbagliati, un mittente non inserito nell’SPF o contenuti che sembrano pubblicità. Il primo controllo da fare è sulle impostazioni del dominio.
Armando FerrandinoWeb designer e sviluppatore dal 2009. Realizzo siti web ed e-commerce per aziende e professionisti e scrivo guide pratiche su siti, SEO e vendite online. Chi sono
